opdrachten.jpg

De kleine dingen in de oude wereld, zijn ook nieuwe wereld

Zit jij als leider in een oud systeem weleens vast? Ontstaan op inhoud, proces en relatie tegenstrijdige belangen? En komen de lijntjes pas bij jou samen? Waarschijnlijk kiezen jouw mensen dan zelf voor welk belang ze gaan. In dit artikel laat ik je zien hoe je die belangen naar elkaar toe vlecht.

Mensen òf processen?
In het jaarverslag van een zorginstelling lees ik: “Medewerkers mogen zorg geven zoals ze dat zelf willen ontvangen.”
‘Wat een leiderschap, wat een inspiratie,’ denk ik.
Een hoofdstuk verder staat: “Alle werkprocessen worden gecontroleerd. De uitkomsten daarvan worden onderworpen aan een audit van een externe partij.”
Ik ben in de war. Hoe komen deze twee wijzen van werken bij elkaar?

Van bovenaf opgelegd
Ik vraag het één van de directeuren. Het antwoord is: “Eh, ….. niet.”
‘Niet?’

“De controles zijn ons van bovenaf opgelegd. Maar we hebben een probleem om dit op de werkvloer te laten landen. Processen en controles zijn vanuit regelgeving nodig. Daar is geen twijfel over. Maar we schieten ons doel voorbij. Er is al minder tijd voor cliënten. Deze controles beperken de tijd nog verder.”

Eén of twee benen?
Ik vraag hem hoe hij hiermee omgaat. “Ik vraag mijn managementteam-leden hoe en waarom ze tot bepaalde besluiten komen. Maar mijn managers kiezen vaak òf de menselijke invalshoek, òf die van de werkprocessen. Het komt pas bij mij echt samen.”
‘Waarom sta jij toe dat jouw mensen maar op één been hinken? Als ze op twee benen staan, dan gaan ze vanzelf lopen. Dan kom jij ook een stuk gemakkelijker vooruit.’

Vlechten
”Dat is een goede vraag. Hoe doe ik dat?”

‘Door iedere keer als iemand het over mensen heeft, ook over werkprocessen te beginnen. Jij moet zelf laten zien hoe deze manieren van werken bij elkaar horen. Jij bent hun boegbeeld. Hoe meer jij die twee invalshoeken zelf aan elkaar vlecht. Des te meer zij de integrale aanpak zien. Zo worden zij een voorbeeld voor hun mensen. En komt de werkvloer in zicht.’

Onbekend maakt onbemind
Ik spreek hem een maand later. Hij zegt: “Ik heb een heel mooi voorbeeld voor je. Ik wist niet dat het zo simpel kon zijn.”

‘Vertel, ik ben benieuwd.’

“Ons hoofdkantoor verzorgt nu om efficiency redenen algemene correspondentie. Ik kreeg het verzoek om een conceptbrief goed te keuren. De brief kondigt aan dat wij bij cliënten geld gaan inhouden voor een nieuwe voorziening. Afzender in het briefhoofd was het hoofdkantoor, terwijl onze bewoners alleen hun eigen locatie kennen. Dit geeft bewoners het gevoel dat een onbekende geld bij hen komt halen.”

Kiezen of delen?
‘Wat heb jij nou anders gedaan dan anders?’

“Mijn oude gedachte was geweest: dat proces is niet voor niets van kracht, daar komen we niet op terug. Ik had voorheen niet de tijd genomen om stil te staan bij het effect. Nu heb ik mij voorgesteld hoe dit overkomt. In mijn verbeelding ontstond veel onrust bij bewoners en extra werk voor onze medewerkers. Toen heb ik besloten dat de afzender de eigen locatie moest zijn. Door mijn actie is niet alleen tijd bespaard. Maar ook zorgzaamheid weer hoog in het vaandel gezet.”

‘Een mooi voorbeeld in je komende MT-vergadering. Je hoeft niet te kiezen tussen mensen òf processen. Gelijktijdige aandacht voor beiden loont.’

De kleine dingen in de oude wereld, zijn ook nieuwe wereld

Neem de tijd om jezelf de vraag te stellen: “Hoe gaat het balletje rollen als ik hem nu laat vallen?” Met zo’n filmpje oogst je alle ingrediënten om de juiste beslissing te nemen. Je besluit wordt anders en je boodschap krijgt een hart. Die oprechte aandacht bevestigt waarom je iedere dag met zijn allen bij elkaar komt. Betrokkenheid en verbinding komen daardoor weer boven drijven. Dat is nieuwe wereld…. binnen jouw handbereik.

Britta Bouma – Hidden Values